Assistant/Secrétaire de direction (H/F)

Description du poste :

Rattaché(e) directement au/à la Directeur(trice) des Affaires Publiques France, vous assurez le support opérationnel, administratif, budgétaire et organisationnel du département. Véritable 'tour de contrôle' de l'équipe, vous facilitez la gestion quotidienne, sécurisez les processus financiers et coordonnez les interactions avec des parties prenantes internes et externes de haut niveau.

Vos missions principales Gestion organisationnelle et logistique Gérer l'agenda complexe de la Direction et coordonner des réunions internes et externes à forte valeur ajoutée (réunions transverses, événements hors site, séminaires Organiser les déplacements professionnels et gérer les notes de frais du/de la Responsable Affaires Publiques Assurer le suivi logistique des réunions et garantir la bonne exécution des plans d'action arrêtés.

Pilotage budgétaire et administratif Contribuer à la planification et à la prévision budgétaire du département (allocation des ressources et des projets Identifier de manière proactive les risques budgétaires, les écarts et les engagements à venir Assurer le suivi régulier des dépenses et réaliser les reportings pour la Finance et le Contrôle de Gestion Être l'interlocuteur(trice) clé des fonctions supports (Achats, Juridique, Finance) et des prestataires externes Piloter le processus de contractualisation, d'émission des bons de commande, de facturation et de paiement fournisseurs.

Ce poste, basé à GENTILLY est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 10 mois

La rémunération brute annuelle est à négocier selon votre expérience.

Description du profil :

De formation Bac+2 (BTS Sam, Assistant de Gestion ou équivalent), vous justifiez d'une expérience solide en assistanat de direction ou support d'équipe, idéalement acquise au sein d'une organisation internationale et matricielle complexe.

Compétences techniques Anglais indispensable (écrit et oral Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, MS Teams La connaissance d'outils de gestion ERP/Achat/Déplacements (type Coupa, Concur ou équivalents) est un fort atout.

Savoir-être Confidentialité & Discrétion : Capacité éprouvée à traiter des informations hautement sensibles.

Rigueur & Organisation : Gestion prioritaire des urgences et excellente capacité d'anticipation.

Relationnel & Esprit d'équipe : Aisance relationnelle, posture collaborative et sens poussé du service.

Autonomie : Orientation solutions et capacité d'adaptation face aux imprévus.