Assistant technico-administrative (H/F)

Appui technico-administratif à la production des études ferroviaires, avec suivi documentaire, administratif et logistique. La mission vise à fiabiliser les dossiers, les échéances et la diffusion des études.

CONTEXTE

• Activités de production d'études ferroviaires
• Besoin d'un appui technico-administratif pour accompagner les équipes
• Objectif de faciliter le fonctionnement du groupe, de fiabiliser le suivi des dossiers et de contribuer au respect des échéances de production et de diffusion des études

MISSIONS

• Gestion administrative et suivi des commandes
  • Assurer le suivi des commandes de fournitures et consommables nécessaires au fonctionnement du groupe
  • Recueillir les besoins auprès des collaborateurs et suivre les demandes d'approvisionnement
  • Suivre les commandes en cours, les livraisons et les éventuelles relances
  • Tenir à jour les tableaux de suivi administratif
  • Assurer le suivi des EPI selon les procédures et outils applicables au groupe
• Gestion documentaire et reprographie
  • Assurer l'interface entre les équipes de production d'études et le service de reprographie
  • Centraliser et transmettre les demandes de reproduction documentaire
  • Suivre les demandes de reprographie et veiller au respect des délais de mise à disposition
  • Vérifier la complétude des collections de documents d'études
  • Contrôler la cohérence des indices de révision des documents constituant les collections
  • Identifier et signaler les documents manquants, les doublons et les incohérences d'indices
  • Organiser le classement, l'archivage et la mise à disposition des dossiers d'études
  • Participer au suivi des transmissions et diffusions documentaires
• Appui à l'organisation du groupe
  • Organiser les réunions et assurer la réservation des salles
  • Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions
  • Assurer, selon les besoins, la rédaction et la diffusion des comptes rendus
  • Suivre les actions décidées en réunion et relancer les interlocuteurs concernés
  • Faciliter la circulation des informations entre les différents collaborateurs du groupe
  • Apporter un soutien administratif ponctuel aux responsables et aux équipes techniques
• Suivi de l'activité et reporting
  • Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités administratives et documentaires
  • Assurer le reporting des commandes, demandes de reprographie et dossiers en cours
  • Suivre les échéances et alerter sur les retards ou les points bloquants
  • Préparer des synthèses régulières à destination du responsable du groupe
  • Contribuer à l'amélioration et à la fiabilisation des outils de suivi