Assistante administrative et RH en Organisme de Formation (H/F)

CDD de 3 mois, de 21 heures par semaine, rémunéré à 1300€ brut/mois.

Avantages : Nous prenons en charge 100% du montant de la mutuelle selon les garanties « niveau 3 », ainsi que 60% du montant des chèques déjeuner (1/jour ouvré), d'un montant unitaire de 9€, soit 3,60€ de reste à charge pour le salarié.

MISSIONS PRINCIPALES DANS UN PREMIER TEMPS : EFFECTUER LE SUIVI DES ENCAISSEMENTS

• FAIRE LES RELANCES CLIENTS REGLEMENTS FACTURES
• VERIFICATION DES FRAIS ET FACTURES DES INTERVENANTS REÇUES SUR PENNYLANE
• VALIDATION ET ENREGISTREMENT DES FACTURES ET FRAIS INTERVEN ANTS DANS LE TB
• GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET CONTRATS INTERVENANTS, SAUF LES DOSSIERS CESU
• TRANSMISSIONS DES ELEMENTS DE PAIE A LA COMPTABILITE EXTERNE

TACHES ET ACTIVITES DU POSTE :

• EFFECTUER LES RELANCES AUPRES DES CLIENTS POUR LE REGLEMENT DES FACTURES (MAIL, APPEL)
• ENVOI DES FICHES DE PAIES A TOUS LES SALARIES
• SUIVI DES CONGES PAYES
• TRANSMISSION DES TICKETS RESTAURANT AUX SALARIES EF
• ENVOYER MAIL TYPE INTEGRATION NOUVEL INTERVENANT + RELANCE, ENREGISTREMENT DES PIECES EN NUMERIQUE ET DOSSIER PAPIER
• DECLARATION DPAE ET REDACTION DES CONTRATS DE TRAVAIL
• ENVOI DES CONTRATS MENSUELS DES INTERVENANTS SALARIES SELON LE PLANNING DES FORMATIONS
• VERIFICATION DES FRAIS DES INTERVENANTS À LA SUITE DES PROVISIONS ESTIMES DE L'EQUIPE COMMERCIALE, AINSI QUE LA VERIFICATION DES FACTURES/HONORAIRES DES INTERVENANTS

TACHES ET ACTIVITES DU POSTE DANS UN DEUXIEME TEMPS :

• APPELER LES CLIENTS POUR OBTENIR LES INFORMATIONS LOGISTIQUES
• CONTACTER LES INTERVENANTS POUR OBTENIR LES SUPPORTS
• ETABLIR, SCANNER ET RENOMMER LES FACTURES CLIENTS ET LEUR TRANSMETTRE AVEC LES FEUILLES D'EMARGEMENT PAR COURRIEL
• CONSTITUTION ET TRANSMISSION DES DOSSIERS SUPPORTS DES INTERVENANTS

COMPETENCES REQUISES :

• BONNE MAITRISE DU PACK OFFICE
• BONNE MAITRISE DES OUTILS INFORMATIQUES
• BONNE ELOCUTION
• SENS AIGU DE L'ORGANISATION
• RIGUEUR ADMINISTRATIVE (EXIGENCE QUALIOPI)