Business Operations Specialist (Administration & Operations) (H/F)

Description du poste Suivi commercial et relation client

• Suivi des prospects et des clients existants
• Préparation et suivi des devis
• Préparation, émission et suivi des factures
• Relances clients et suivi des paiements
• Suivi des renouvellements de licences
• Coordination des demandes commerciales entrantes
• Préparation des éléments nécessaires aux démonstrations et rendez-vous clients
• Suivi des partenaires, revendeurs et apporteurs d'affaires
• Échanges réguliers avec des clients internationaux en anglais Administration et organisation interne
• Gestion administrative quotidienne de l'entreprise
• Organisation et suivi des documents internes
• Mise en place et amélioration des procédures
• Suivi des contrats, bons de commande, factures et documents clients
• Structuration des processus internes pour accompagner la croissance
• Mise en place d'indicateurs simples de suivi commercial, administratif et financier
• Amélioration continue de l'organisation de l'entreprise Comptabilité, juridique et conformité La personne recrutée ne remplacera pas l'expert-comptable ni l'avocat de l'entreprise, mais deviendra leur point de contact.
• Coordination avec l'expert-comptable
• Préparation et transmission des documents comptables
• Suivi des paiements, factures fournisseurs et justificatifs
• Amélioration des processus comptables internes
• Coordination avec l'avocat pour les sujets contractuels et juridiques
• Suivi des conditions générales de vente, contrats, assurances et documents légaux
• Identification des points à améliorer et suivi de leur mise en œuvre Processus, qualité et gestion des risques
• Participation à la structuration des processus internes
• Mise en place ou amélioration de procédures qualité
• Contribution à la mise en place d'un PCA/PRA adapté à la taille de l'entreprise
• Documentation des procédures importantes
• Suivi des risques opérationnels, administratifs et contractuels
• Proposition d'améliorations concrètes pour fiabiliser le fonctionnement de l'entreprise

Profil recherché Qualités Obligatoires

• Très bon niveau d'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral
• Excellentes qualités de rédaction en français et en anglais
• Forte autonomie et grande rigueur
• Très bonne capacité d'organisation
• Capacité à suivre plusieurs sujets en parallèle
• Experience dans la relation client B2B
• Capacité à représenter sérieusement l'entreprise auprès de clients internationaux
• Esprit d'initiative et capacité à proposer des améliorations
• Bonne compréhension des enjeux administratifs, commerciaux et financiers d'une PME ou startup
• À l'aise avec les outils numériques : CRM, tableurs, outils collaboratifs, gestion documentaire Qualités Appréciées
• Expérience dans une startup, un éditeur logiciel, une ESN ou une entreprise SaaS B2B
• Expérience en environnement international
• Expérience dans la facturation, les relances et le suivi des renouvellements
• Notions de droit commercial, contrats, assurances ou conformité
• Maîtrise des outils d'IA générative (ChatGPT, Claude, Gemini ou équivalents)
• Intérêt pour la cybersécurité ou les logiciels techniques

Qualifications

• Une formation en gestion, commerce, administration des entreprises, droit, finance ou équivalent est appréciée
• Le niveau de diplôme est moins important que l'autonomie, la rigueur et l'expérience réelle
• Une expérience de 3 ans minimum dans un poste opérationnel, administratif, commercial ou de coordination est souhaitée
• Une expérience dans un environnement B2B international est un vrai plus
• Le niveau d'anglais et les différentes qualités seront testés lors de l'entretien

Rémunération/Avantages

• Type d'emploi : Temps plein, 35h, CDI
• Statut : Cadre
• Télétravail complet
• Salaire : 40000€ à 46000€ brut annuel selon le niveau
• PEI/PEIRCO avec abondement avantageux