Gestionnaire Administratif - École Transformation Projet Alliance (H/F)

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F./H.) - ÉCOLE DE LA TRANSFORMATION HOSPITALIÈRE (E.T.H.) - PROJET ALLIANCE

Grade Grille de référence: ADJ ADM Type de contrat: Contractuels acceptés Pourcentage d'activité: 100%

IDENTIFICATION DU POSTE :

• Service / unité / département : Ecole de la Transformation Hospitalière
• Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal
• Quotité de travail : 100%
• Catégorie / grade / statut : Adjoint administratif
• Type de contrat : CDD

POSITIONNEMENT DANS L'ORGANISATION :

• Rattachement hiérarchique : Cheffe de projet transformation ETH
• Lien fonctionnel : Equipe de l'École de la Transformation Hospitalière ; équipe de la DAM ; équipe de la formation continue, équipe du projet Alliance IA
• Encadrement exercé : aucun

CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE :

Appui administratif au projet de l'école de la transformation hospitalière que ce soit dans la gestion administrative des formations que dans l'appui à l'organisation des process et évènements de la structure.

MISSIONS PRINCIPALES :

Gestion administrative ETH

• Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (agents, formateurs et usagers) sur les activités et le fonctionnement de l'ETH
• Réception et traitement des appels téléphoniques, des messages électroniques
• Appui à l'organisation des campagnes d'inscriptions, et des différents formats proposés au sein de l'ETH (Conférences, ateliers, formations, webinaires.)
• Secrétariat administratif du Chef de projet et de l'équipe projet ETH

Gestion du process de formation ETH

• Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement dans le domaine de la formation pour les formations ETH
• Gestion administrative collective et individuelle des agents inscrits dans une formation du dispositif ETH
• Préparation et rédaction de courriers et/ou documents relatifs à son domaine d'activité (fiche de formation, convention, convocation, liste d'émargement)
• Renseignement et suivi de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
• Suivi administratif et financier des actions de formation réalisées et/ou à réaliser (Plan de formation, sous-commission CSE, suivi des enveloppes)
• Préparation et mise en œuvre des procédures liées à la gestion des actions de formation de l'ETH
• Réalisation de bilans d'activité, suivi des indicateurs (nombre d'apprenants, suivi des cohortes)
• Traitement des questionnaires de satisfaction (QR Code, sphinx ou archivage papier)

Vente de formation :

• Contribution à la vente de formation : enregistrement des actions de formation dans FORMEISFC o Commande et ouverture des sessions de formation o Organisation : réservation de salle, matériels, préparation des sacs de goodies, réservation pour la restauration (traiteur CHU utilisation d'intranet ; si autre traiteur regarder le marché CHU ou réservation auprès d'un restaurateur) o Suivi : diffusion, inscription, contrôle et envoi des conventions, envoi des convocations de formation, émargement, suivi de l'absentéisme, gestion annulation et/ou report o Suivi du bilan financier dans tableaux de bord
• Veille au respect des normes qualités Qualiopi (mise à disposition des pré /post-test, questionnaire de satisfaction, remise du pack formateur interne)
• Opérations comptables : envoi des conventions de formation, paiement des formateurs internes et/ou intervenants externes (M-RH), et paiement des heures dans EVP (Elément Variable de Paie -Excel) pour les intervenants externes, élaboration des titres de recettes pour facturation aux Etablissements extérieurs (PASTEL), remise du bordereau à la régie 44 de l'IFMS.

CONDITIONS D'EXERCICE ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES :

• Amplitude horaire : 7h30 dans la fourchette 8h - 18h
• Repos : samedi-dimanche
• Télétravail : Télétravail possible après six mois, selon exigences du projet