GESTIONNAIRE DES FORMATIONS - CREPS - Site ASACAL 40 (H/F)

Le (la) gestionnaire des formations est chargé(e) du suivi administratif d'un portefeuille de formations, de la recherche et du suivi des financements des stagiaires, et de l'assistance administrative des coordonnateurs de la formation. Dans le cadre de l'Unité de Formation des Apprentis en partenariat avec le CFA du CREPS de POITIERS, Il (elle) participe aux tâches administratives de l'UFA pour les apprentis au sein des formations BPJEPS ou DEJEPS inclus dans son portefeuille. La participation à l'organisation de temps forts (journées portes ouvertes, forums, colloque, etc.) peut entraîner des variations du planning de travail.

Activités principales :

• Accueil du public sur le site ACASAL

• Suivi administratif et gestion logistique des formations

• Suivi des dossiers de financement des apprenants

• Secrétariat des coordonnateurs/formateurs

• Suivi du processus Formation de la démarche qualité

• Participation au suivi Logistique du site ACASAL

Cette liste est non limitative. Elle peut être complétée suivant l'activité du département Formation après validation du Directeur de l'établissement.

Tâches principales :

Accueil, information et orientation du public par entretien téléphonique, par courriel et en présentiel.

Suivi administratif des formations et des stagiaires en amont (dossiers, convocations, etc.), durant la formation (émargements, certifications, etc.), en aval (résultats, suivi de cohortes). Ce suivi s'effectue, en étroite relation avec les coordonnateurs des formations, selon les procédures identifiées dans le processus formation validé par la norme ISO 9001, 14001 et QUALIOPI :

• toutes opérations de secrétariat administratif

• archivage régulier

• relations avec la DRAJES.

• relations avec les collègues du département formation et des services financiers en interne.

• suivi de la réglementation des formations

• mise à jour des données relatives aux formations (fiches info du site internet du CREPS et du site d'Aquitaine Cap Métiers,.).

Recherche et suivi des dossiers de financement des frais pédagogiques et des dossiers de rémunération des stagiaires :

• études individualisées pour chaque stagiaire

• réalisation des devis et des plans de formation individualisés

• suivi des recettes des formations

• montage des dossiers de financement en relation avec les organismes financeurs (Missions Locales, Pôle Emploi, Conseils Régionaux et Départementaux, Assistantes sociales, MDSI, OPCA, employeurs, DRAJES, etc.).

• suivi du parcours des stagiaires et de leurs dossiers (dont les dossiers de rémunération des stagiaires) tout au long de la formation et jusqu'à six mois après - aide et suivi social si nécessaire.

• travail avec les services financiers du CREPS

Secrétariat des coordonnateurs/formateurs

• tâches courantes (préparation des documents administratifs, rédaction et traitement des courriers papier.)

• participation aux épreuves de sélection, aux certifications, aux jurys.

Une appétence spécifique aux métiers de l'encadrement du surf sera appréciée par le jury.

Ces tâches impliquent de connaître également les formations gérées par les collègues afin de pallier leur absence le cas échéant. Elles s'inscrivent dans le processus formation défini dans le cadre de la démarche qualité du CREPS (Fiches reflexes département formation).

Par ailleurs, ces tâches ne sont pas exhaustives. D'autres tâches en lien avec l'activité du département Formation ou de l'établissement peuvent être demandées après validation du Directeur de l'établissement.