Hôte d'accueil (H/F/X)

Maud Emploi recrute pour l'un de ses clients, une étude notariale reconnue, son ou sa prochain(e) chargé(e) d'accueil.

    Rattaché(e) à la direction de l'étude, vous assurez l'accueil et la coordination administrative pour 5 notaires :

-Accueil physique des clients, visiteurs et partenaires ; orientation vers le bon interlocuteur.

-Gestion intensive du standard téléphonique : filtrage, orientation, prise de messages, gestion des urgences.

-Prise et confirmation de rendez-vous, mise à jour des agendas des 5 notaires.

-Traitement et répartition du courrier, des e-mails et des plis.

-Saisie et mise en forme de courriers simples, notes et documents internes.

-Classement, archivage et suivi administratif des dossiers.

-Veille au bon fonctionnement de l'espace d'accueil (présentation, fournitures, salles de réunion).

Formation : Bac à Bac+2 (secrétariat, assistanat, droit, Notariat apprécié mais non obligatoire).

Expérience : Une première expérience réussie sur un poste similaire (accueil en étude notariale, cabinet d'avocats, service juridique ou environnement administratif exigeant) est indispensable.

Connaissances : Quelques notions juridiques sont requises (vocabulaire de base, types d'actes notariaux, notions de successions, donations, achats immobiliers).

Compétences techniques : Maîtrise du Pack Office (Word, Outlook), bonne aisance téléphonique, excellente orthographe.

Savoir-être et qualités : Ce poste demande un excellent savoir-être :

-Grande aisance relationnelle et sens du service, y compris avec des personnes parfois endeuillées ou en situation de fragilité émotionnelle.

-Discrétion absolue, sens de la confidentialité et professionnalisme dans l'abord de sujets sensibles (successions, argent, patrimoine).

-Calme, empathie et capacité à gérer des appels et des situations parfois tendues.

-Rigueur, organisation et capacité à prioriser dans un flux important d'appels et de demandes.

-Présentation soignée.