Recherche Urgente - Secrétaire en Agence Immobilière (H/F)

Poste disponible de suite !!!

À propos de nous

Notre agence immobilière est spécialisée dans la gestion locative. Elle assure au quotidien le suivi administratif et technique des biens confiés par nos propriétaires. A la recherche d'une opportunité pour valider vos acquis et développer vos compétences ? Au sein d'une agence à l'ambiance conviviale ? Sur un poste polyvalent et challengeant ? L'annonce qui suit va vous intéresser.

Dans le cadre d'un renfort temporaire mais qui pourrait très probablement se prolonger, nous recherchons un(e) Secrétaire/Assistant(e) administratif(ve) pour un CDD de 2 mois. Vous intégrerez une équipe à taille humaine et participerez au bon fonctionnement administratif de l'agence ainsi qu'au suivi quotidien des propriétaires, locataires et prestataires.

Vos missions

Accueil et relation clients

• Accueil physique et téléphonique des propriétaires, locataires et visiteurs ;
• Réception et traitement des appels, mails et demandes diverses ;
• Orientation des demandes vers les collaborateurs concernés ;
• Réponse aux demandes courantes des locataires et propriétaires.

Secrétariat et gestion administrative

• Gestion du courrier entrant et sortant ;
• Rédaction et envoi de courriers et courriels ;
• Classement, archivage et numérisation des documents ;
• Mise à jour des dossiers propriétaires et locataires ;
• Saisie et actualisation des informations dans les logiciels de gestion ;
• Suivi et classement des documents administratifs ;
• Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous.

Gestion locative

En soutien des gestionnaires et commerciaux, vous participez notamment :

• au suivi administratif des dossiers locataires ;
• au traitement et au suivi des demandes techniques dont sinistres des locataires et propriétaires ;
• au suivi des entrées et sorties de locataires ;
• au suivi des attestations d'assurance et autres documents administratifs ;
• à la préparation et au suivi de courriers et documents liés à la gestion locative ;
• à l'encaissement des loyers
• aux relances administratives auprès des locataires, propriétaires et prestataires.

Suivi des interventions

• Réception des demandes d'intervention ;
• Transmission des demandes aux prestataires ;
• Organisation des rendez-vous avec les locataires ;
• Suivi des interventions et relance des entreprises ;
• Classement des devis, factures et comptes rendus.

Assistance à l'équipe

• Soutien administratif quotidien aux gestionnaires et à la direction ;
• Mise à jour des tableaux de suivi ;
• Préparation de documents ;
• Participation à l'organisation générale de l'agence.

Profil recherché

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et polyvalent(e).
• Vous appréciez le contact avec les clients et êtes capable de gérer plusieurs demandes en parallèle tout en assurant un suivi sérieux des dossiers.
• Une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou immobilier est souhaitée.
• Une expérience en gestion locative serait un véritable atout.
• La connaissance d'un logiciel de gestion immobilière (ICS) est appréciée.