Responsable administratif / Responsable administrative et pédagog (H/F)

Au sein de la Direction des Etudes du cursus ingénieur généraliste de CentraleSupélec et placé(e) sous l'autorité du Directeur des Etudes, votre mission principale sera d'assurer la qualité de la planification des emplois du temps du cursus ingénieur généraliste de l'Ecole. Vous devrez agir en liaison avec l'équipe en charge des Bachelors et des Masters pour fluidifier les emplois du temps et les interactions. Vous intégrerez une équipe de 30 personnes et vous aurez le management fonctionnel de 11 personnes.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1. Activités principales

• Participer à la construction des emplois du temps annuel et planification « Macro ». Les diffuser en temps utiles aux enseignants pour avis et les amender éventuellement.
• Envoyer les fiches navettes (FN) aux enseignants pour recueillir précisément les modalités d'enseignement. Etablir le cadencement des envois/retours de ces FN en fonction du calendrier et du début des cours.
• Vérifier les fiches navettes reçues des enseignants organisant leurs cours. Relancer inlassablement les enseignants qui tardent à répondre.
• Répartir les cours à planifier à l'aide des fiches navettes entre les membres de l'équipe. Veiller à ce que ces derniers soient interopérables dans cette fonction de planification des cours et des événements.
• Superviser les campagnes d'affectation des effectifs pour les répartir entre les différents cours. Vérifier que les enseignants soient tenus au courant des fluctuations d'effectifs dans leurs cours.
• Cadencer les travaux de modélisation, de mise en place de l'emploi du temps, d'affectation des élèves.
• Vérifier les modifications inopinées de l'emploi du temps (absence d'enseignants, modification de salles.) et contrôler la pertinence des demandes de modifications venant des enseignants.
• Participer à la résolution des éventuels conflits d'emploi du temps entre les différentes activités et cours (DLC, projets.).
• Agir en liaison étroite avec la DPIET en charge de l'affectation des salles en fonction des effectifs.
• Répondre aux questions des enseignants portant sur les outils informatiques mis à leur disposition par l'Ecole (notamment MyExams et MyTeacher).
• Croiser in fine les données des emplois du temps construits à des fins de vérification générale.
• Orienter les enseignants et éventuellement les élèves vers les bons interlocuteurs.

2. Coordination d'équipe

• Encadrer et animer une équipe dédiée à la planification de la scolarité.
• Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité.
• Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe.
• Former et accompagner les membres de l'équipe.
• Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances.
• Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail.
• Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination.

3. Optimisation et amélioration des processus

• Contribuer à la digitalisation et à l'automatisation des processus.
• Proposer des améliorations pour fluidifier les circuits de circulation de l'information.
• Participer à l'évolution des outils de gestion (logiciels, plateformes).
• Élaborer et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs.

Profil recherché Diplômé(e) d'une formation supérieure (de type bac+3 minimum) avec une spécialisation permettant la maîtrise des outils informatiques, vous justifiez d'une expérience réussie dans un poste similaire, dans un environnement académique, institutionnel, scientifique, international, multiculturel constitue un atout. Vous disposez de connaissances concernant l'ingénierie de la formation ainsi que de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur. Vous maitrisez les outils bureautiques, d'analyse de données structurées (notamment Excel, Power BI) et logiciel de gestion de la scolarité (idéalement GEODE).