Secrétaire administratif (H/F) - Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI)

RESPONSABILITÉS :

Mission 1 : Assistance technique et logistique pour les élections

• Logistique et administration

• Gérer et suivre les réservations de locaux, salles, matériels, fournitures et prestations (enregistrements, restauration, etc.).

• Accompagner les composantes et services dans l'organisation matérielle des élections.

• Réceptionner les candidatures, tenir les bureaux de vote et organiser les opérations de dépouillement.

• Contribuer au traitement et au façonnage des candidatures.

• Participer à l'alimentation et à la mise à jour des bases de données électorales (ENT, tableaux, présentations).

• Participer à l'archivage de la documentation électorale.

• Rédiger comptes rendus et synthèses, et assurer le secrétariat des réunions.

• Assister la responsable du pôle dans l'organisation des opérations électorales.

• Aspects financiers

• Gérer et suivre les commandes de matériel, fournitures et prestations.

Mission 2 : Tâches administratives liées à l'activité du pôle

• Organisation des instances (environ 20 séances de conseils centraux par an)

• Apporter un soutien administratif aux séances : mise en forme des documents d'appui, des supports de présentation et du recueil des délibérations.

• Préparer les réunions : identification des procurations, des modalités de vote particulières et des contraintes.

• Mettre en place les espaces, gérer les émargements et les procurations, et dénombrer les votes.

• Accueillir les membres, invité-es et rapporteur-es, et assister aux séances.

• Apporter un appui au contrôle des procès-verbaux.

• Soutien à la responsable du pôle

• Assurer le secrétariat des sections disciplinaires (rédaction des PV d'audition).

• Assurer le secrétariat des réunions.

• Mettre en forme et actualiser documents et tableaux.

Vous participerez au strict respect des délais réglementaires (publication des actes, des listes électorales, des candidatures, etc.).

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word. Savoir-faire
• Capacité à vous adapter aux pics d'activité.
• Maîtrise des délais.
• Aisance à dialoguer, qualité rédactionnelle et goût du travail en équipe. Savoir-être
• Rigueur, fiabilité et confidentialité.
• Aisance relationnelle, esprit de synthèse et d'analyse.
• Réactivité. Diplôme, certification, expérience : CAP/BEP minimum. Les candidatures de débutants/es motivés/es sont les bienvenues. Contraintes horaires liées au calendrier de gestion des élections et de la mise en place des instances.

Poste ouvert aux agents uniquement aux agents contractuels. Poste de catégorie C. CDD (renfort) de 8 mois à temps plein à partir du 02/11/2026.

En rejoignant l'Université Toulouse - Jean Jaurès, vous pourrez bénéficier :

• jusqu'à 60 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h55 / semaine, la possibilité de jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions ;
• de la participation au remboursement des frais de transport (prise en charge employeur 75%), forfait mobilité durable ;
• de l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux dispositifs d'accueil de la petite enfance (crèche);
• de l'accès aux activités artistiques, sportives et culturelles de l'université à des tarifs préférentiels ;
• de la protection sociale complémentaire ;
• des possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) ;
• de la restauration collective subventionnée sur le campus.