Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Vous assurez la gestion administrative quotidienne d'une entreprise du bâtiment tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités.

Assistance à la direction :

• Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités)
• Préparer les supports (ordres du jour, dossiers, présentations)
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Filtrer les appels et gérer les sollicitations

Gestion administrative :

• Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports)
• Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique)
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires)
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi

Communication et coordination :

• Assurer la communication entre la direction et les équipes
• Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions)
• Diffuser les informations importantes en interne
• Gérer les situations sensibles ou urgentes

Suivi des projets et reporting :

• Participer au suivi des projets de l'entreprise
• Collecter et analyser des informations pour la direction
• Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports
• Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances)

Gestion des déplacements :

• Réserver les transports et hébergements
• Préparer les dossiers de déplacement

Suivi comptable et financier :

• Suivre les factures clients et fournisseurs
• Préparer les éléments nécessaires au comptable
• Suivre les budgets simples et les notes de frais
• Mettre à jour les tableaux financiers de base

Organisation et moyens généraux :

• Gérer les fournitures et les commandes
• Veiller au bon fonctionnement des équipements
• Participer à l'amélioration des procédures internes
• Mettre en place des outils d'organisation (plannings, process)

Ressources humaines :

• Assurer le suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers)
• Préparer les éléments de paie
• Participer à l'organisation des recrutements (tri des CV, planification des entretiens)
• Accueillir et accompagner l'intégration des nouveaux collaborateurs

Support opérationnel :

• Apporter un soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes

Compétences techniques :

• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de la gestion documentaire et administrative
• Connaissance des procédures administratives
• Notions en gestion et comptabilité
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion tels que Dougs et Qonto

Savoir-être professionnel :

• Sens de l'organisation et rigueur
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Polyvalence et autonomie
• Bon relationnel et sens du service
• Réactivité et capacité à gérer les priorités

Avant l'intégration au poste, une Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle (POEI) peut être mise en place afin de permettre l'acquisition ou le renforcement des compétences techniques nécessaires à l'exercice du métier au sein de l'établissement.