Secrétaire administrative / Comptable (H/F)

Présentation du poste Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve), service client et logistique afin d'assurer le suivi des commandes clients, la relation avec les transporteurs, les achats de matières premières ainsi que différentes missions administratives et de gestion. Polyvalent(e), organisé(e) et réactif(ve), vous participez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et contribuez à la satisfaction de nos clients.

Missions principales : Suivi des commandes et des expéditions

• Assurer le suivi quotidien des colis expédiés ;
• Contrôler l'acheminement et la bonne livraison des commandes ;
• Identifier et traiter les retards, colis bloqués, endommagés ou perdus ;
• Contacter les transporteurs et ouvrir les dossiers de réclamation ;

Service après-vente

• Répondre aux demandes des clients par téléphone et par e-mail ;
• Traiter les réclamations liées aux commandes, aux produits ou aux livraisons ;
• Organiser les retours, échanges et réexpéditions de colis ;
• Préparer les demandes de remboursement ou d'avoir ;
• Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur résolution complète ;
• Apporter une réponse professionnelle, rapide et adaptée à chaque client.

Commande et suivi des matières premières

• Préparer et passer les commandes auprès des fournisseurs ;
• Demander et comparer les devis, tarifs et conditions d'achat ;
• Contrôler les confirmations de commande et les délais annoncés ;
• Signaler et traiter les éventuels écarts, retards ou non-conformités ;
• Classer les documents fournisseurs et les documents associés aux matières premières.

Saisie des factures et suivi des échéances

• Réceptionner, contrôler et enregistrer les factures fournisseurs ;
• Vérifier la concordance entre les devis, bons de commande, bons de livraison et factures ;
• Saisir les factures dans le logiciel de gestion ou de comptabilité ;
• Tenir à jour l'échéancier des factures fournisseurs ;
• Effectuer les relances et demander les documents manquants ;
• Classer et archiver les factures et justificatifs.

Organisation des salons et déplacements professionnels

• Effectuer les réservations de stands pour les salons et événements professionnels ;
• Organiser les déplacements de l'équipe : hôtels, transports et véhicules de location ;
• Comparer les offres et contrôler les budgets ;
• Centraliser les confirmations de réservation et les documents nécessaires ;
• Suivre les échéances, acomptes et soldes à régler ;
• Préparer les informations pratiques pour les participants.

Gestion des fournitures

• Suivre les stocks de fournitures administratives, logistiques et courantes ;
• Anticiper les besoins de réapprovisionnement ;
• Passer les commandes auprès des fournisseurs ;
• Comparer les prix et les conditions de livraison ;

Profil recherché

• Formation ou expérience en assistanat administratif, administration des ventes, achats, approvisionnement, logistique ou service client ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques, notamment Excel ;
• La connaissance d'un logiciel de gestion commerciale ou comptable constitue un atout ;
• Excellente expression écrite et orale ;
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Rigueur dans la saisie et le contrôle des documents ;
• Aisance dans la relation avec les clients et les fournisseurs ;
• Capacité à gérer les imprévus et à rechercher rapidement des solutions ;

Qualités attendues

• Organisation et méthode ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Sens des priorités ;
• Réactivité et autonomie ;
• Aisance relationnelle ;
• Diplomatie et patience ;
• Esprit d'initiative et d'équipe ;
• Goût pour la polyvalence ;
• Respect de la confidentialité des données commerciales et comptables.