Secrétaire administrative (H/F)

Ce poste s'inscrit dans une organisation en temps partagé entre deux services : Bureau des Entrées et économat / Direction.

I. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

A. Bureau des Entrées (BDE) / Économat

Facturation (EHPAD et/ou SMR avec consultations mémoire / rétrocession des médicaments)

• Saisie et contrôle des éléments de facturation des séjours et prestations (hébergement, soins, forfaits journaliers, suppléments)
• Édition et envoi des factures aux résidents/patients, familles, organismes payeurs (aide sociale.)
• Création et mise à jour des dossiers administratifs des résidents/patients (état civil, coordonnées, situation administrative.)
• Gestion des contentieux
• Lien avec les services financiers / Trésorerie pour le suivi des recettes

Standard et accueil

• Gestion du standard téléphonique de l'établissement : réception, filtrage et orientation des appels
• Accueil physique des patients, résidents, familles et visiteurs
• Information de premier niveau sur les démarches administratives (admission, sortie, facturation.)
• Orientation vers les services et interlocuteurs compétents

Économat

• Suivi et gestion des stocks
• Création et suivi des commandes sur logiciel métier (formation en interne assurée)

B. À la direction

Gestion et finalisation des archives administratives

• Suivi du plan de classement
• Reprise des fonds d'archives administratives existants (tri et classement)
• Préparation, envoi et suivi des bordereaux de versement et de destruction en application des règles de conservation et de tri (durées légales)
• Tenue du registre des archives

Appui lors des périodes d'instances

• Aide à la préparation des réunions d'instances
• Aide à la diffusion des documents

Autres missions

• Gestion de l'affichage institutionnel (notes de service, informations réglementaires, affichages obligatoires)
• Réception, enregistrement, tri et distribution du courrier entrant ; préparation et expédition du courrier sortant
• Photocopies, numérisation, classement de documents divers
• Soutien ponctuel à l'organisation logistique de la direction
• Toute autre mission de secrétariat courant relevant du service

II. COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs / connaissances

• Organisation et fonctionnement général d'un établissement de santé / médico-social
• Connaissances de base en facturation hospitalière (secteurs EHPAD et/ou SMR : forfaits, tickets modérateurs, organismes payeurs)
• Connaissance des règles d'archivage administratif (tri, durées de conservation, élimination réglementaire)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)

Savoir-faire

• Maîtriser l'accueil téléphonique et physique, y compris en situation d'affluence
• Organiser, classer, indexer et archiver des documents selon des règles définies
• Gérer simultanément plusieurs activités et priorités (polyvalence entre deux services)
• Rédiger, mettre en forme des documents administratifs
• Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté ou d'anomalie

Savoir-être / qualités relationnelles

• Secret professionnel et secret médical : obligation de discrétion absolue sur les informations relatives aux patients/résidents
• Discrétion professionnelle sur l'ensemble des informations dont l'agent a connaissance dans l'exercice de ses fonctions
• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service public
• Diplomatie et calme face au public, y compris en situation de tension
• Adaptabilité et capacité à s'organiser entre deux environnements de travail différents
• Esprit d'équipe, sens de la communication
• Rigueur et sens de l'organisation
• Respect de la neutralité et des obligations déontologiques de la fonction publique