Secrétaire de département (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'intéressé-e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d'une suppléance d'au moins 4 mois, renouvelable sous condition. Activités principales :

• Assurer le secrétariat et la gestion administrative d'un département de formation
  

• Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
  

• Gérer les conventions et l'organisation des Projets de Fin d'Etudes (PFE) des étudiants ingénieurs de 5ème année
  

• Gérer les emplois du temps de formation d'ingénieur dans l'outil informatique dédié (ADE)
  

• Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d'étudiants ingénieurs, notamment redoublants leur année
  

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage, états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
  

• Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
  

• Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d'information, etc.)
  

• Assurer l'accueil physique et téléphonique
  

• Classer, archiver
  

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissance, savoir :

•   Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers
  

• Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique Savoir-faire :
• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, ...). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
• Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales.
• Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
• Travailler en équipe
• Respecter les délais
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Savoir communiquer Savoir-être :
• Capacité relationnelles
• Capacité d'adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur/fiabilité
• Autonomie
• Sens de l'initiative
• Travailler en équipe