Secrétaire de direction (H/F)

CDI à temps plein Le Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique (CHNP) est un établissement public de référence au Luxembourg, structuré autour de trois entités aux missions complémentaires :La Rehaklinik, dédiée aux activités cliniques de réhabilitation psychiatrique ;Le Pontalize, spécialisé dans la prise en charge des personnes âgées ;De Park, axé sur l'accompagnement socio-pédagogique de personnes présentant un invalidité mental. Engagé dans une démarche de qualité et d'amélioration continue, le CHNP s'appuie sur l'expertise et l'engagement de plus de collaborateurs et collaboratrices, ainsi que sur une administration transversale structurée soutenant l'ensemble de ses missions cliniques, médico-sociales et organisationnelles. La Rehaklinik dispose de lits hospitaliers. Afin de répondre à sa mission, elle s'appuie sur six domaines de compétences complémentaires :Addictologie ;Troubles anxieux et de l'humeur ;Troubles psychotiques ;Psychiatrie juvénile ;Psychiatrie socio-judiciaire ;Géronto-psychiatrie. Ces expertises sont complétées par une offre de soins diversifiée, incluant notamment un dispositif ambulatoire développé, permettant d'assurer des parcours de soins adaptés, continus et centrés sur les besoins des patients.Vous travaillerez du lundi au vendredi, amplitude horaire entre h et h (horaires mobiles).Rattaché directement au Directeur des soins, vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement administratif et organisationnel du Département des soins. Véritable point d'appui de la Direction des soins, vous contribuez à structurer et à fluidifier l'information, à assurer le suivi des dossiers et des décisions et à faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs du département. Grâce à votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à anticiper, vous veillez au bon déroulement des activités administratives et contribuez activement à la préparation et au suivi des réunions, projets et dossiers relevant du Département des soins. Vous évoluez dans un environnement où confidentialité, fiabilité, qualité et sens du service sont essentiels.Dans le cadre de votre fonction, vos missions consisteront entre autres à : Assurer le suivi administratif et organisationnel quotidien du Département des soins ;Gérer le courrier, la boîte mail, le standard téléphonique et les communications du département ;Gérer l'agenda du Directeur des soins, les rendez-vous, les priorités et les échéances ;Assurer le classement, l'archivage, la traçabilité et la diffusion des documents administratifs ;Assurer le suivi administratif des stages, des badges, des clés, des signatures et des commandes ;Planifier et organiser les réunions internes et externes ainsi que leur logistique ;Préparer les invitations, ordres du jour, dossiers, présentations et supports nécessaires aux réunions ;Participer à la prise de notes et à la rédaction des comptes rendus, puis assurer le suivi des décisions, plans d'action et échéances ;Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, communications, rapports et documents institutionnels ;Assurer la gestion et la diffusion de l'information auprès des collaborateurs et partenaires internes et externes ;Préparer et actualiser les supports d'information destinés aux patients et contribuer à la communication interne ;Préparer et structurer les dossiers de synthèse pour le Directeur des soins, les réunions et groupes de travail ;Collecter, structurer et synthétiser les informations nécessaires au suivi des dossiers et au pilotage du département ;Contribuer au suivi des tableaux de bord, indicateurs, plans d'action et outils de reporting du Département des soins ;Participer à la mise à jour des procédures et documents internes, à l'amélioration continue des pratiques et au respect des règles de qualité et de gestion des risques ;Veiller à la qualité, la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité des informations et documents traités ;Collaborer étroitement avec le Directeur des soins, les Cadres, les différents services et les partenaires internes et externes ;Participer aux réunions, groupes de travail, événements et projets en lien avec la fonction ;Contribuer à l'intégration et à l'accompagnement des nouveaux collaborateurs et stagiaires ;Assurer, selon les besoins, la traduction de documents administratifs français-allemand et allemand-français. Profil : Vous êtes titulaire d'un Bac+2 (BTS, diplôme de technicien supérieur ou équivalent) en assistanat de direction, gestion administrative, management des organisations ou domaine apparenté ;Vous possédez une expérience d'au moins 3 ans, idéalement dans le secteur hospitalier ou en secrétariat ;Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse, ainsi que d'une...