Secrétaire de direction

Dans le cadre de son fonctionnement administratif, notre groupe scolaire, regroupant une école et un lycée, recrute un(e) secrétaire de direction afin d'assurer des missions polyvalentes de secrétariat, de gestion administrative et d'assistance auprès de l'équipe de direction. Véritable interlocuteur privilégié de la direction, vous contribuerez au bon fonctionnement des deux structures et assurerez le suivi de dossiers administratifs nécessitant rigueur, autonomie et une bonne connaissance de l'environnement éducatif et institutionnel. Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) capable de s'intégrer rapidement à notre organisation, de maîtriser les procédures administratives propres au secteur éducatif et d'apporter un appui fiable et efficace à l'équipe de direction. Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, réactive et autonome, disposant d'un excellent sens des priorités et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément. La discrétion professionnelle, les qualités relationnelles, le sens du service et de solides capacités rédactionnelles sont indispensables.

Vos principales missions: Sous l'autorité de la direction, vous serez notamment chargé(e) de :

• Assurer le secrétariat de direction : gestion des courriers et courriels, accueil téléphonique, organisation des agendas, rédaction et mise en forme de documents administratifs et comptes rendus.
• Assurer le suivi administratif des deux structures : fiabilité des informations, bonne circulation des documents et respect des échéances.
• Gérer les inscriptions aux examens : suivi des inscriptions des candidats, vérification des dossiers, respect des calendriers et des procédures, relations avec les services académiques compétents.
• Assurer le suivi administratif des dossiers d'aménagement des examens : constitution et transmission des dossiers, suivi des demandes et coordination avec les interlocuteurs concernés.
• Assurer la gestion administrative des formations en apprentissage : suivi des dossiers des apprentis, gestion des documents administratifs et coordination avec les équipes pédagogiques, les employeurs et les partenaires concernés.
• Assurer les relations avec le rectorat, la DSDEN et les interlocuteurs institutionnels : suivi rigoureux des démarches engagées.
• Participer au suivi administratif et, le cas échéant, comptable : contribution au suivi de certains dossiers de l'établissement.
• Contribuer à la coordination administrative : liaison entre les équipes et les interlocuteurs du groupe scolaire.

Les compétences suivantes sont particulièrement attendues :

• Bonne connaissance des rouages de l'Éducation nationale : organisation administrative et fonctionnement des services du rectorat et de la DSDEN.
• Maîtrise du logiciel Charlemagne indispensable : pour assurer les missions administratives relevant du poste.
• Expérience dans la gestion des inscriptions aux examens et des dossiers d'aménagement des épreuves.
• Connaissance de la gestion administrative des formations en apprentissage.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication professionnels. Des connaissances en comptabilité et en gestion budgétaire constitueraient un véritable atout. Une expérience préalable en secrétariat de direction, idéalement au sein d'un établissement scolaire ou d'un organisme de formation, serait fortement appréciée Les candidatures, comprenant un CV et une lettre de motivation, sont à adresser au Chef d'établissement, Monsieur Verdun Fabien , Lycée Saint-Joseph Marvejols, 1 avenue Théophie Roussel - 48100 Marvejols.