Secrétaire (H/F)

La Protection Judiciaire de la Jeunesse - UEMO/UEAJ d'Agen - recrute un(e) secrétaire.

Il/elle assiste le responsable d'unité et les agents dans l'exercice de leurs missions, accueille le public, assure l'interface avec les partenaires et contribue au bon fonctionnement du service.

Les missions sont les suivantes :

1. Secrétariat

• Centraliser les informations relatives à l'unité, traiter la boite mail structurelle de l'unité
• Enregistrer et assurer la transmission des courriers postaux et électroniques à l'arrivée et au départ
• Assurer le suivi du plan de classement et l'archivage des dossiers
• Assurer les tâches de mise en forme et de valorisation des écrits, le cas échéant la dactylographie
• Organiser et participer aux réunions d'unité, aux réunions de services ainsi qu'aux réunions des adjointes administratives territoriales
• Assurer toute tâche administrative ou logistique nécessaire à l'activité du responsable d'unité ou au bon fonctionnement du service
• Suivre les emplois du temps et l'utilisation des autres outils de planning
• Préparer les autorisations de conduite de véhicules des personnels
• Préparer et transmettre certains dossiers (accidents de services, dossier RH ), rédiger des PV d'installation, suivre les états de service fait pour les astreintes des personnels

2. La participation au suivi logistique

• Suivre les achats et les commandes de fournitures et de matériels de l'unité, en utilisant le logiciel « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative « centre de coût ».
• Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement, suivre les dépenses et le budget d'unité.
• Traiter le relevé d'opération bancaire mensuel de l'unité (dépenses par cartes achats)
• Etre assistant à CHORUS DT frais de formation/frais de déplacements

3. Accueil des différents publics

• Accueillir les mineurs et leur famille au sein de l'unité
• Assurer l'accueil téléphonique, et sur place, renseigner et orienter le public
• Recueillir et transmettre les premiers éléments d'information au sein de l'unité
• Renseigner l'application Parcours : - Créer le dossier de prise en charge du mineur. - Saisir le contenu de la décision judiciaire, les modifications de mesures en cours, clôturées.

Profil recherché Savoir : Orientations stratégiques de la PJJ, Référentiel de la PJJ, Environnement et partenaires, Outils bureautiques Savoir-faire : Concevoir et mettre en forme un document, un tableau excel, Maitriser les délais, Diffuser une information, Travailler en équipe Communiquer, rendre compte Savoir être : Rigueur, Sens de l'initiative, Sens des relations humaines, Esprit d'équipe, Sens de la pédagogie, Faire preuve de discrétion, Sens de l'organisation et des responsabilités