Secrétaire / secrétaire de direction (H/F)

Principales missions : L'ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d'établissement et de l'observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.

• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.

• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.

• Assurer et coordonner la transmission des informations.

• Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.

• Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.

• Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.

• Assurer l'émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l'organisation et la gestion de l'établissement :

• Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc. en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.

• Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.

• Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.

• Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction :

• Frapper le courrier et mettre en forme les documents.

• Organiser les dossiers informatiques.

• Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.

• Créer des « trames » de documents internes

Activités liées à l'organisation administrative :

• Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).

• Préparer les dossiers d'accueils en cas d'embauche, transmettre les éléments nécessaires à l'établissement du contrat de travail et de la DPAE.

• Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.

• Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.

• Transmission des arrêts maladie, justificatifs d'absence, bordereaux complémentaires.

• Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).

• Afficher les documents liés à l'organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d'informations, offres d'emploi.) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).

• Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l'absence de la direction.

• Saisir et mettre en page documents et rapports.

• Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.

• Veiller à l'approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez-vous.).

• Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, .

Activités liées à la gestion statistiques :

• Suivre les statistiques de l'activité globale.

• Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d'activité en fin d'année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l'ANAP, de la transformation de l'offre.

Activités liées à la gestion comptable :

• Gérer la tenue de la caisse.

Responsables hiérarchiques : Directeur d'établissement et Directeur adjoint

Avantages Associatifs :

• Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
• Congés familiaux
• Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
• Prévoyance
• Avantages CSE
• Pass Navigo : participation employeur à 50%

Diplôme : Bac + 2 minimum

Savoir, connaissances :

• Connaissance de l'environnement médico-social
• Connaissance du handicap mental
• Connaissance du cadre législatif et capacité à le faire respecter

Savoir être, compétences relationnelles :

• Avoir avec les usagers une relation adaptée et respecter l'intimité des personnes et la confidentialité des échanges.
• S'abstenir d'exprimer un jugement moral ou personnel.
• Observer le secret professionnel.
• Faire preuve de professionnalisme et de disponibilité.
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence et en rendre compte.
• S'informer régulièrement.
• S'intégrer dans une équipe pluridisciplinaire.
• Être proactive.

Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles :

• Organiser le poste de travail en fonction des consignes.
• Anticiper et planifier la charge de travail.
• Connaître et maîtriser les techniques bureautiques.