Secrétariat de la direction du cabinet du Préfet de Police (H/F)

Le cabinet du préfet de la préfecture de police de Paris recherche son/sa secrétariat de direction du cabinet du préfet de police (H/F).

Vos activités principales : La/le titulaire assure la gestion et l'organisation du secrétariat du directeur de cabinet et du directeur adjoint de cabinet. La/le titulaire doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de les dispenser des contraintes logistiques, des sollicitations multiples etc. afin de leur permettre d'assurer leurs activités au quotidien dans ses composantes internes et externes à la Préfecture de Police.

• Elle ou il assure un accueil physique et téléphonique, les contacts avec les élus et leur cabinet, les cabinets ministériels et autres.
• Elle ou il assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et le suivi des nominations aux journaux officiels, tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, partenaires institutionnels, conseillers techniques.
• Elle ou il assure le suivi des parapheurs soumis à la signature du directeur de cabinet et du directeur adjoint de cabinet.
• Elle ou il a en charge la gestion de leurs agendas,
• Elle ou il a en charge la planification et le suivi des réunions (convocation, préparation des dossiers).
• Elle ou il procède à la rédaction, la frappe et la mise en forme de courriers.
• Elle ou il est l'interface avec les secrétariats des membres du corps préfectoral et des directeurs de la préfecture de police.
• Elle ou il gère les frais de représentation du directeur de cabinet et directeur adjoint de Cabinet. Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
• Horaires décalés entre 8h30 et 19h00 répartis avec les secrétariats du Corps Préfectoral

Compétences particulières :

• Connaissance des outils bureautiques indispensables (Word, Excel, messagerie Icasso)
• Expérience sur postes de secrétariat souhaitée
• Bonne connaissance des services de la Préfecture de Police
• Aisance relationnelle et sens du travail en équipe
• Capacité d'initiative, d'anticipation et réactivité
• Sens de l'organisation
• Discrétion, dynamisme et disponibilité