Assistant / Assistante de direction

L'assistante de direction assure le lien entre la direction, les salariés, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et les différents partenaires de

l'entreprise.

Missions principales

Gestion administrative

• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier ;
• Organiser, classer et archiver les documents administratifs ;
• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents internes ;
• Préparer les dossiers administratifs demandés par la direction ;
• Assurer le suivi des assurances, attestations, contrats et documents réglementaires ;
• Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi de l'entreprise ;
• Organiser l'agenda, les rendez-vous et les réunions du gérant.

Suivi commercial et facturation

• Préparer et transmettre les devis selon les informations communiquées par la direction ;
• Établir les factures, factures de situation et demandes d'acompte ;
• Assurer le suivi des devis signés et des commandes clients ;
• Suivre les règlements et signaler les échéances ou retards de paiement ;
• Effectuer les relances administratives auprès des clients ;
• Classer les factures d'achat et de vente ;
• Préparer et transmettre les pièces nécessaires au cabinet comptable.

Suivi des chantiers

• Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des chantiers ;
• Assurer le suivi des bons de commande, devis, avenants et situations de travaux ;
• Centraliser les informations transmises par les chefs de chantier ;
• Mettre à jour les plannings d'intervention ;
• Préparer les documents nécessaires au démarrage et au suivi des travaux ;
• Suivre les commandes et les livraisons de matériaux ;
• Échanger avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et maîtres d'œuvre ;
• Participer à la préparation des dossiers de réception de chantier.

Gestion administrative du personnel

• Tenir à jour les dossiers administratifs des salariés ;
• Préparer les éléments nécessaires à l'établissement des contrats et avenants ;
• Centraliser les relevés d'heures, absences, congés, paniers et déplacements ;
• Transmettre les variables de paie au cabinet comptable ou à la gestionnaire de paie ;
• Suivre les visites médicales, formations, habilitations et autorisations ;
• Participer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux salariés ;
• Assurer le suivi des documents liés aux apprentis et aux organismes de formation.

Appels d'offres et dossiers professionnels

• Rechercher et suivre les consultations et appels d'offres ;
• Télécharger et organiser les pièces des dossiers de consultation ;
• Préparer les documents administratifs nécessaires aux candidatures ;
• Vérifier la présence et la validité des attestations demandées ;
• Participer à la mise en forme des mémoires techniques et dossiers de réponse ;
• Respecter les dates limites de dépôt et assurer le suivi des candidatures.

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise du français écrit et oral ;
• Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook et des outils bureautiques ;
• Capacité à rédiger des courriers et documents professionnels ;
• Bonne organisation et gestion des priorités ;
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément ;
• Connaissance de la facturation et du suivi administratif ;
• Une connaissance du secteur du BTP serait appréciée ;
• Une expérience dans le suivi des marchés publics serait un avantage ;
• Capacité à travailler de manière autonome et à rendre compte à la direction.