Assistant Administratif du Pole de Promotion Interne (PPI (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES : Assurer le secrétariat administratif du Pôle Promotion Interne et contribuer au bon fonctionnement des activités de recherche clinique menées sous la responsabilité du CHU de Lille en apportant un soutien administratif, organisationnel et logistique aux équipes du PPI.

TÂCHES : Gestion administrative

Assurer les dépôts administratifs des dossiers réglementaires (CPP et ANSM)

Assurer les demandes d'attestation d'assurance liées aux activités de recherche (demande initiale, modification, suspension)

Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs

Assurer l'accueil téléphonique et physique

Gérer le courrier entrant et sortant.

Gérer le circuit signature des conventions hospitalières.

Assurer le suivi des boîtes mail fonctionnelles.

Aide à la gestion du classement et de l'archivage des documents selon les procédures en vigueur.

Mettre à jour les bases de données et répertoires du pôle.

Mettre à jour le tableau d'affichage du service (communications diverses)

Gestion des réunions et instances

Organiser les réunions, groupes de travail et comités.

Préparer les convocations et ordres du jour.

Réserver les salles et moyens logistiques associés.

Rédiger les comptes rendus et les diffuser.

Appui aux équipes de recherche clinique

Participer à la gestion administrative des essais cliniques promus par le CHU.

Aide au suivi documentaire des projets de recherche.

Contribuer à la circulation de l'information entre les différents acteurs de la recherche.

Aide au contrôle qualité documentaire de l'activité du pôle

Gestion logistique

Assurer le suivi des fournitures et commandes du service.

Participer à l'accueil des nouveaux collaborateurs, étudiants et stagiaires.

Assurer le suivi logistique des locaux (matériel bureautique et informatique) et affaires générales du service.

Suivi d'activité

Alimenter les tableaux de bord du pôle.

Et toute autre activité d'ordre administratif nécessaire au bon fonctionnement du pôle.

Profil recherché :

Vous savez travailler en autonomie et aimez le travail en équipe

Vous avez un très bon relationnel et savez travailler en transversalité

Vous disposez d'un diplôme de niveau BAC professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Vous avez des connaissances des institutions de Recherche et de la réglementation de Recherche clinique