Assistant(e) de direction (H/F)

MISSION PRINCIPALE, FINALITÉ : Organiser et assurer la mise en place de l'administration de la faculté de SHS, du département d'anthropologie-Sociologie et de ses formations. Assurer la gestion de scolarité des formations du département d'anthropologie-sociologie Effectuer les tâches du secrétariat de la Faculté de Sciences Humaines et Sociales

PRINCIPALES ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS : Administration de la faculté de SHS Assister le Doyen dans la gestion et l'organisation administrative de la Faculté de SHS et des missions associées. o Prendre en charge l'organisation matérielle et logistique des : o Instances de gouvernance (Conseil d'unité et Conseil du Doyen), o Réunions internes (réunions du service, séminaires internes, etc.), o Réunions externes (séminaires). o Rédiger des comptes rendus, o Organiser le classement des documents et leur archivage, o Gérer une partie de l'agenda du Doyen, o Suivre les dossiers du service, o Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs / lieux / services, o Effectuer l'organisation logistique des déplacements du Doyen.

Administration du département d'anthropologie-sociologie Soutien transversal auprès de la direction et des directeurs pédagogiques du département d'anthropologie-sociologie :

• Organiser les fichiers de l'unité de formation et du décanat,
• Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
• Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par le département (réunions d'informations, salon du Master, journées de rentrée, journées portes ouvertes, conférences, colloques, journée d'études, etc.).

Administration des formations

• Assurer l'accueil et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels en direct, par mail et par téléphone,
• Paramétrage de la formation sur Atlas,
• Transmission du lien d'inscription et suivi administratif des étudiants : pré-inscription et inscription administrative pédagogique et financière,
• Import et vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
• Suivi les dossiers administratifs : facturation, élaboration des plannings, suivi des bourses,
• Organisation logistique de la formation : réservation des salles, préparation des documents administratifs et pédagogiques (émargements, supports de cours), replanification des séances en cas de besoin,
• Planification des évaluations en lien avec la direction pédagogique : réservation des salles, récupération des sujets et des supports d'examens dématérialisés, vérification de la saisie des notes,
• Archivage des documents sous serveur,
• Transmissions des notes,
• Jurys académiques : préparation des listes et PV, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
• Remise des documents officiels aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations.

Tâches courantes de secrétariat :

• Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers
• Créer et mettre à jour les listing partenaires
• Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
• Établir les ordres de missions et saisir des notes de frais dans emouv.
• Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté

Profil et compétences Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ; Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d'initiative ; Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics ; Excellent relationnel,bonnes capacités de travail en équipe ; Excellentes capacités rédactionnelles, Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP.) ; Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels ;

Rémunération : selon le profil