Correspondante ADV / Standardiste Receptionniste (H/F)

MISSION GLOBALE :

Accueillir, renseigner, contrôler l'accès et l'identité des visiteurs. Prendre les appels téléphoniques et répondre précisément aux questions des clients particuliers. Effectuer les tâches d'administration des ventes : occupe un rôle clé un rôle clé dans la gestion administrative, en intervenant dès les premières étapes de la relation client pour soutenir l'équipe commerciale et assurer le bon déroulement des ventes. Sa mission couvre l'ensemble du processus administratif, de l'établissement du contact initial à la prise de commande, jusqu'à la livraison des produits. En tant qu'interface entre les clients, les services internes et les commerciaux, il/elle contribue à la satisfaction client et au bon déroulement des opérations commerciales.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES :

Mission du standard :

1- Applique les règles de sécurité pour lui-même et son environnement. 2- Reçoit les appels entrants (clients, fournisseurs, particuliers) et sortants (services de l'entreprise), et les dispatche aux différents services concernés (Production, services Supports, Service Technique, Achats, Approvisionnements.). Prise de messages et renseignements. 3- Accueille et réceptionne les visiteurs ou fournisseurs. 4- Réceptionne les colis (Fedex, UPS, Chronopost.) 5- Renseigne les clients ou particuliers sur les produits du Show-Room. Transmet de la documentation et des informations sur les produits en termes de technicité, de prix et de délais. Dirige ensuite les demandeurs vers les dépositaires (distributeurs ou grossistes). 6- Envoi les documentations demandées par les clients, soit par l'intermédiaire des délégués commerciaux, soit après réception d'une demande au standard. 7- Met sous plis et affranchi les factures relatives à la vente des produits. Entretien de la machine à affranchir. 8- Reçoit et distribue le courrier postal. 9- Récupère les messages du site internet et y répond, ou transmet le cas échéant. 10- Renseigner les particuliers sur des questions techniques soit par téléphone soit par internet 11- Prodiguer des conseils aux clients sur l'avant-vente. 12- Réalise des visuels 3D à la demande des ADV, des commerciaux ou des revendeurs.

Mission d'ADV :

1- Saisir les commandes reçues dans le système ERP ou logiciel interne, en s'assurant de la conformité des informations (quantités, références produits, conditions tarifaires, délais). 2- Contrôler les termes contractuels (remises, conditions promotionnelles). 3- Assurer le suivi des commandes via les outils internes et informer les clients de leur avancement ou des modifications nécessaires. 4- Répondre aux demandes des clients concernant les délais, produits, tarifs ou ajustements. 5- Identifier les causes des litiges (retards, erreurs, produits non conformes, avaries) avec les équipes commerciales et qualité, et proposer des solutions adaptées (avoirs, remplacements). 6- Traiter les demandes spécifiques nécessitant des ajustements techniques ou des produits sur mesure en collaboration avec la R&D. 7- Créer et maintenir les informations clients à jour dans les systèmes ERP et logiciel interne. 8- Répondre par téléphone et/ou email aux demandes des clients liées aux produits, commandes, tarifs, ou délais. 9- Coordonner la communication entre les services internes (approvisionnement, logistique, technique, production) et réorienter les demandes spécifiques vers les interlocuteurs appropriés. 10- Assister les commerciaux dans leurs besoins administratifs et les interactions avec les clients. 11- Participer à l'amélioration continue, notamment par la vérification des grilles tarifaires, les tests de nouveaux systèmes ERP, et la participation éventuelle à des salons professionnels.

Cette liste n'est pas limitative