Secrétaire Médicale en UGA (H/F)

Description :

Les unités de gériatrie aiguë (UGA) accueillent des patients âgés nécessitant une hospitalisation en urgences pour une pathologie aigue ou une décompensation chronique.

Le service de médecine gériatrique est assuré par une équipe pluridisciplinaire formée à la médecine gériatrique et à la prise en charge gérontologique.

Rattachement hiérarchique : Coordinatrice des Secrétariats Médicaux.

Vous interviendrez à temps complet du lundi au vendredi

VOS MISSIONS :

-Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale

• Accueil physique et téléphonique des patients et publics : orienter, informer, traiter les demandes,

• Planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

• Mise à jour des statistiques des mouvements du service, enregistrement quotidien des entrées et sorties à la consultation du chef de service.

• Récupération de documents externes (CRH / Consultations, résultats d'examen, etc.) à la demande des médecins

• Tenue des archives UGA avec préparation de l'année à transférer chez NOVARCHIVE une fois par an.

• Traitement des litiges en lien avec ALD du patient, ou attestations relatives au motif médical et demande de 100 %.

• Réception et distribution du courrier, classement.

• Gestion des demandes de courses, de reprographies, demandes de travaux.

• Commande des fournitures de bureau selon les besoins du service.

• Afficher la liste de garde, le planning des médecins et diverses notes d'information/service.

En l'absence et congés des secrétaires :

• Récupération de la ligne téléphonique du secrétariat

• Relève du courrier et des dossiers et les transmettre aux services concernés

• Vérification des arrivées : récupérer les dossiers si le patient est connu de notre établissement

• En cas de transfert d'un patient, saisir en urgence son CRH

Profil recherché :

Vous justifiez impérativement d'une première expérience supérieure à 2 ans, dans une fonction similaire (établissement privé ou public) et vous détenez un diplôme de secrétaire médicale.

SAVOIR- ÊTRE :

• Qualités relationnelles, d'écoute et de discernement

• Polyvalence

• Respect du secret professionnel, discrétion

• Maîtriser l'orthographe, l'expression écrite et orale,

• Sens de l'organisation, rigueur et efficacité

• Esprit d'initiative, polyvalence

• Aptitude à travailler en équipe

• Respect des règles institutionnelles

• Secret professionnel

SAVOIR-FAIRE :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Votre sens du service, votre enthousiasme et votre rigueur sont les conditions d'une parfaite intégration au sein de notre établissement. Vous appréciez le travail en équipe et avez un bon sens du relationnel.

Confronté(e) à des contextes parfois difficiles, vous savez faire preuve d'adaptation et garder la maitrise de la situation.

L'établissement s'engage à accompagner ses agents dans les meilleures conditions possibles et assurer leur sécurité dans le cadre de leur activité.